A quoi sert un ECM?

ECM? Encore un nouvel acronyme direz-vous 😞? Et cette tendance à tout angliciser 😠… Pas d’inquiétude, restons serein et décryptons ce qui se cache derrière ces 3 lettres. E pour Entreprise, C pour Content, M pour Management. Commençons par le C : par Content, traduction de Contenu en anglais, on entend d’abord Documents et par extension Informations, Données. Il s’agit donc de gérer (M de Management) les documents de l’Entreprise (le E de Entreprise). Mais, dans la mesure ou l’entreprise passe son temps à gérer des informations en tous sens, en quoi consiste exactement cette gestion évoquée par l’acronyme ?

Avant l’ECM

Pour répondre à cette question, je vous invite à remonter le temps. Avant l’ECM, il y avait… des documents papier. Devis, factures, bons de commande, contrats… étaient dispersés dans l’entreprise. Souvent, on mettait du temps à les retrouver, parfois, ils se perdaient. Il arrivait aussi qu’ils ne respectent pas la charte graphique de l’entreprise, que plusieurs versions d’un même devis soient stockées à des endroits différents, rendant fastidieuse l’identification de la dernière version… Quant à l’obligation légale d’archiver tous les documents de l’entreprise pendant une durée de 10 ans, elle était forcément compliquée à mettre en œuvre, il fallait parfois trouver un espace de stockage en dehors de l’entreprise pour entreposer des kilos de papier. Sans parler des nuisances sur l’environnement, toxicité des encres, surexploitation forestière...

Classer, rechercher, créer, capturer

C’est pour remédier à tous ces maux que les outils ECM ont été créés. Finie la dispersion des documents, ils sont désormais numérisés et centralisés sur une même plate-forme partagée par tous les collaborateurs de l’entreprise. La sauvegarde automatique permet d’éviter les risques de perte. Le classement des documents se fait automatiquement à partir de mots-clés (indexation) et il peut-être personnalisé en fonction des utilisateurs (plan de classement automatique).

Des filtres de recherche avancée multi-critères facilitent également l’accès aux documents. Les différentes versions d’un devis seront par exemple historisées et centralisées sur l’outil au lieu d’être éparpillées sur différents bureaux ou postes de travail.

La création de nouveaux documents selon un modèle pré-défini incorporant la charte graphique de l’entreprise sera également proposée dans l’ECM afin d’homogénéiser la mise en forme des documents-type (mailings, mémo, devis, présentation...).

Les technologies de lecture intelligente (LAD/RAD) permettent désormais de reconnaître et de capturer les données-clés d’un document afin de les stocker au bon endroit et de déclencher des processus de gestion. Dans le cas d’une facture papier, l’ECM sera en mesure d’extraire le nom du fournisseur, l’objet de la facture, sa date, le montant HT et TTC, l’échéance… Toutes ces informations seront ensuite récupérées et traitées par les services responsables (achat, comptabilité) à travers une fonction de workflows personnalisés.

Gageons que cet outil du futur rendra la vie dans l’entreprise plus facile !