Comment simplifier la gestion des contrats avec un ECM (Enterprise Content Management)?

Contrats de vente, contrats d’achat, contrats de travail… Piliers de l’entreprise, les contrats sont au cœur des relations avec les clients, les fournisseurs et les collaborateurs. La vie d’un contrat passe par différents stades (création, négociation, signature, expiration, archivage) et implique plusieurs contributeurs. Voyons comment un logiciel ECM peut faciliter la gestion des contrats de l’entreprise tant pour la création d’un contrat que pour sa signature ou l’anticipation de son expiration.

Grâce à l'ECM, la rédaction d’un contrat est facilitée

Lorsqu’on s’attèle à écrire un contrat, on utilise généralement un modèle précédemment utilisé pour une opération similaire, puis, on personnalise ce modèle pour l’adapter à la transaction en modifiant les données-clés (désignation des parties, objet, éléments financiers, durée, calendrier de paiement…). Le soucis, c’est qu’on a parfois du mal à mettre la main sur le bon modèle et sa dernière version et que l’on fait souvent des erreurs de ‘’copier-coller’’ lorsqu’on insère les éléments de personnalisation (ou données-clés). Grâce à sa bibliothèque de modèles centralisée, l'ECM facilite la création d’un contrat sur la base d’un contrat-type. De plus, la personnalisation des données-clés est sécurisée grâce à l’indexation, à l’issue de laquelle un document word est automatiquement généré à partir du modèle choisi. A noter que le logiciel peut aussi loger un référentiel de clauses-types (clausier) qui peuvent être insérées comme autant de briques à la carte par le juriste en charge de la rédaction du contrat, selon les termes de la négociation.

L'ECM simplifie l’implication des contributeurs

La rédaction d’un contrat peut impliquer plusieurs aller-retours entre différents interlocuteurs, parmi lesquels la Direction Juridique joue un rôle central. Mettre en place un workflow permet de fluidifier la contribution de chaque service, tout en assurant une visibilité globale sur l’état d’avancement de chaque contrat.

Finie la lourdeur du processus de signature papier

L'ECM, associée à une solution de signature électronique, permet à un signataire de signer un contrat à distance et de s’épargner les opérations d’impression des 2 exemplaires papier, de signature, de numérisation et de classement des contrats signés.

Alerte sur les fins de contrats

Un des risques les plus fréquemment rencontré dans la gestion des contrats professionnels est le renouvellement par tacite reconduction. Grâce aux alertes automatiques générées par le logiciel ECM, l’entreprise peut anticiper les fins de contrat et se donner la possibilité d’y mettre fin ou de le renégocier avant qu’il ne soit trop tard. Ça peut être utile dans le cas des contrats de maintenance par exemple. De plus, il existe aussi la possibilité de visualiser les flux de trésorerie associés à l’échéancier de paiement négocié dans le contrat.

Des tableaux de bord pour piloter les risques

En centralisant tous les contrats au sein de l'ECM, on facilite les recherches pour les collaborateurs. Des tableaux de bord personnalisables permettent également de créer une visibilité globale sur l’ensemble des contrats, sur leur état et leur date d’expiration, de façon à gérer au mieux les risques pour les décideurs.